Как урегулировать налоговый спор до суда? Как подтвердить должную осмотрительность по новым правилам Проверьте своего контрагента с помощью сервиса «Проверка контрагентов» ↓

14.03.2024 -

Всем налогоплательщикам, прежде чем заключить договор нужно проверить контрагента на добросовестность. С 19 августа 2017 года вступила в силу статья 54.1 НК РФ о необоснованной налоговой выгоде (Федеральный закон от 18.07.17 № 163‑ФЗ). Расскажем, как проявить должную осмотрительность в выборе контрагента по новым правилам Налогового кодекса.

В статье 54.1 НК РФ указаны ситуации, когда налогоплательщик не вправе получить вычет НДС и учесть расходы по сделкам. Налоговую базу уменьшать умышлено запрещено. Также организации не вправе отражать операции в налоговом учете, которых в действительности не было.

К примеру, если компания заключила договор с недобросовестным подрядчиком, а он в свою очередь выполнил только часть работ, ревизоры вправе снять вычеты НДС с фиктивной части работ. Активы, которые компания приобрела в рамках фиктивной сделки, она не вправе включить в расходы.

Кроме этого, в налоговом кодексе установлены следующие критерии добросовестности: целью сделки не может быть уклонение от уплаты налогов, а обязательства указанные в договоре контрагент должен выполнить (п. 2 ст. 54.1 НК РФ).

Поправки в законодательстве исключит споры с контролерами, если:

контрагент нарушил налоговое законодательство;
документы от имени контрагента подписало неуполномоченное лицо;
сделку можно было заключить с иным лицом.

Такие обстоятельства нельзя считать самостоятельным основанием для признания расходов и вычетов неправомерными. До того как в НК РФ внесли поправки, предусматривался повышенный штраф в размере 40 процентов от неуплаченной суммы налога за деяния, совершенные умышленно (п. 3 ст. 122 НК РФ).

После того как появилась статья 54. 1 НК РФ налоговые риски для налогоплательщиков, которые не удостоверились в добросовестности своих контрагентов, возросли. Однако снижается и вероятность негативных последствий для компаний, которые проводят мероприятия по проверке поставщиков и подрядчиков.

Убедиться, что у контрагента нет явных признаков недобросовестности, может любая организация. Информация доступна на сайте nalog.ru в разделе «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента». Также можно использовать сведения из различных баз данных для проверки контрагентов, например 1cont.ru, СПАРК и др.

Однако, чтобы защититься от возможных претензий налоговиков этой информации недостаточно. Ведь информация в сервисах по проверке контрагентов появляется с опозданием. Это, например, бухгалтерская отчетности или сведения о:

налоговой задолженности;
своевременности представления отчетности;
ликвидации контрагента.

Из-за этого подтверждение, что на момент заключения сделки у контрагента не было сомнительных признаков, станет веским аргументом в пользу компании.

Чтобы усилить налоговую безопасность компании целесообразно разработать и утвердить форму заявления, которая гарантирует добросовестность контрагента на момент заключения договора. Будет не лишним, если такое заявление представит каждый контрагент.

В каком виде составить документ. Утвержденной формы заявления, которая гарантирует добросовестность контрагента, нет. Поэтому компания вправе разработать форму заявления самостоятельно.

Что обязательно должно быть в документе. Заявление о добросовестности контрагента должно содержать:

наименование контрагента, с которым компания планирует заключить договор;
ИНН, КПП и ОГРН контрагента;
адрес местонахождения контрагента;
сведения о видах деятельности контрагента;
сведения о руководстве и собственниках контрагента.

Также в заявлении контрагент должен гарантировать, что для исполнения обязательств по договору у него есть все необходимые материальные и трудовые ресурсы. Если контрагент выступает посредником или привлекает субподрядчиков (соисполнителей), то эту информацию также стоит отразить в заявлении.

В заявлении стоит указать наименование и реквизиты субподрядчиков. Важно зафиксировать причины, по которым контрагент привлекает помощников. Например, недостаток производственных мощностей или отсутствие квалифицированного персонала.

Кроме этого, контрагент должен гарантировать, что:

уплачивает налоги и сборы;
сдает отчетность;
не находится в процессе ликвидации;
представит компании первичные документы по сделкам;
отразит все операции в отчетности;
будет представлять документы по запросу налоговиков.

Какие риски учесть дополнительно. Организации целесообразно разработать положение о проверке добросовестности контрагентов. Дополнением к общему регламенту будет заявление, гарантирующее добросовестность контрагентов.

В положении нужно детализировать процедуру проверки контрагентов. Кроме этого, необходимо зафиксировать общедоступные источники, из которых организация будет брать сведения. Это сервисы на сайте nalog.ru, справочные базы данных, отраслевые справочники (например, автоматизированная система учета древесины и сделок с ней - lesegais.ru). Также в положении надо прописать, что все контрагенты должны представлять компании копии устава, учредительных документов и т. д.

Если контрагент чтобы выполнить обязательства по договору привлекает субподрядчиков, нужно запросить гарантии того, что он проверит их добросовестность. Будет не лишним, если контрагент запросит аналогичные заявления, гарантирующие добросовестность, у своих поставщиков и подрядчиков.

Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным. Из письма ФНС от 24.07.2015 г. № ЕД-4-2/13005@ следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:

полномочия руководителя фирмы-контрагента не имеют документальных подтверждений;
фактический адрес местонахождения контрагента не может быть определен;
в базе ЕГРЮЛ нет информации об этом юридическом лице;
по вопросу наличия у контрагента возможности выполнить условия договора возникают сомнения.

Методика проверки контрагентов

Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).

На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.

Документы для проверки контрагента:

копии свидетельств о регистрации и о постановке на налоговый учет;
устав;
справка, подтверждающая отсутствие долгов перед бюджетом по налоговым обязательствам.

При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов , опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.

На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС. Возможности электронных сервисов сайта:

получение информации об организации из ЕГРЮЛ с учетом последних изменений;
проверка контрагента на банкротство;
в режиме онлайн можно узнать, не начата ли процедура ликвидации или реорганизации, не был ли руководитель фирмы дисквалифицирован за правонарушения.

Предоставляет все указанные сведения налоговая служба, проверка контрагента через электронные или письменные запросы в ФНС бесплатна. Сервисом сайта ФНС можно воспользоваться по адресу ]]> https://egrul.nalog.ru/ ]]> . База ресурса ежедневно обновляется, в ней находится основная информация о контрагенте в статусе юридического лица или ИП. Проверка контрагента по наименованию на сайте может быть заменена поиском по номеру ИНН или ОГРН .

Рекомендуется ознакомиться и с содержанием актуальной картотеки арбитражных судебных разбирательств (на ]]> официальном сайте ВАС ]]> ). Это позволит быстро уточнить, не является ли фирма участником судебной тяжбы. Информацию о действующих исполнительных производствах можно получить из ]]> поискового сервиса ]]> на сайте ФССП.

Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.

Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:

в уставных документах указывается период актуальности прав назначенного руководителя по визированию документации;
в уставе может быть прописан пункт, запрещающий руководителю подписывать договоры по сделкам, стоимость которых превышает определенный учредителями денежный порог.

Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.

Положение о проверке контрагентов: образец

Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:

расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
разделять партнеров можно по суммам договоров.

Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.

У бухгалтеров и директоров появились мифы о том, как проверять контрагентов по новым правилам. Верить рискованно. Об этом говорят свежие налоговые споры.

Миф первый. Достаточно собрать стандартный пакет документов

Как на самом деле. Мало запросить у контрагента устав и свидетельства о госрегистрации и постановке на учет. Надо проверить ресурсы и деловую репутацию.

Важная статья:

Компании часто предъявляют на проверке только стандартные документы по контрагенту: устав, свидетельства о госрегистрации и о постановке на учет в налоговой. Могут добавить также решение учредителей о создании компании-контрагента, приказ о назначении его директора.

Этих документов уже недостаточно. Запрашивайте также выписку из ЕГРЮЛ (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 11 августа 2016 г. по делу № А45-2063/2016). Теперь налоговики вносят в ЕГРЮЛ записи о недостоверности. Выписка покажет, есть ли в реестре такие записи.

Также для проверки нужны доверенности на право подписи договоров, счетов-фактур, первички (определение Верховного суда РФ от 14 ноября 2017 г. № 308-КГ17-16382). С 19 августа 2017 года одних недостоверных подписей в первичке недостаточно, чтобы снять расходы и вычеты (п. 3 ст. 54.1 НК РФ). Но такие подписи инспекторы будут использовать вместе с другими доказательствами.

Стоит проверить также деловую репутацию контрагента, наличие у него необходимых ресурсов — производственного оборудования, квалифицированного персонала, опыта (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17 октября 2017 г. № Ф04-4035/2017). Если компания проверила только юридический статус контрагента по ЕГРЮЛ, это еще не означает, что она выбрала его осмотрительно. Так считают не только налоговики, но и судьи (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21 сентября 2017 г. № Ф07-9897/2017).

Миф второй. Всех контрагентов надо проверять одинаково

Как на самом деле. Можно проверить контрагента только по ЕГРЮЛ, если сумма сделки несущественна для компании.

Компании нередко требуют от всех контрагентов одинаковый пакет документов. И во внутренних регламентах устанавливают одни правила проверки для всех поставщиков.

На самом деле, если сделки незначительны по объему и сумме, не обязательно проверять контрагента по всем возможным источникам. Такое мнение высказывают судьи.

Пример 1. Как компания доказала, что не должна была тщательно проверять контрагента

Компания заявила вычеты по сделкам с поставщиками на сумму 760 000 руб. Общая сумма вычетов в этом квартале составила 19 млн руб. Таким образом, доля вычетов по товарам, которые компания приобрела у поставщиков, составляет всего 4 процента. Поэтому компания и проверяла контрагентов по минимуму — только убедилась, что они зарегистрированы в ЕГРЮЛ.

Судьи решили, что оснований для других мер, например оценки деловой репутации, личных встреч с директорами поставщиков, у компании не было. Ведь сделки были незначительными по объему поставки (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11 октября 2017 г. № Ф09-6352/17).

Чем более значима сделка для компании, тем больше мер она должна принимать для проверки контрагента. Если цена сделки существенна, то компания должна обосновать выбор контрагента (определение Верховного суда РФ от 30 июня 2016 г. № 308-КГ16-7173).

Пример 2. Как налоговики убедили судей, что компания неосмотрительна

Компания закупила товары у поставщика стоимостью болеет 20 млн руб. При этом директор лично с поставщиками не встречался, деловой переписки не было. Деловую репутацию и наличие ресурсов компания не проверила. Значит, поставщика выбрали неосмотрительно (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 6 октября 2015 г. № Ф09-9767/14).

Миф третий. Чем больше документов, тем лучше

Как на самом деле. Слишком большой пакет документов вызывает подозрения у налоговиков. Особенно если есть письма сомнительного контрагента о реальности поставок.

Директора иногда считают, что можно защитить ту сделку, которая существует только на бумаге. Нужно только собрать побольше документов, получить от контрагентов письменные пояснения, а еще лучше заверить их нотариально. Такие пояснения снимут все вопросы проверяющих.

На самом деле это не так. Если факты говорят о том, что контрагент реально не исполнял сделку, его пояснения не помогут. Наоборот, эти документы только подтвердят подозрения налоговиков, что действия компании и контрагентов согласованны.

Пример 3. Как слишком большой пакет документов сработал против организации

Компания заключила сделку на бумаге, а реально контрагент ее не исполнял. Это подтверждают показания свидетелей, ответы таможенников на запросы налоговиков, движение денег по счету и т. д. Чтобы переубедить проверяющих и судей, компания представила пакет документов по контрагенту:

выписки из ЕГРЮЛ на разные даты;
устав;
свидетельства о регистрации и постановке на налоговый учет;
протоколы собраний учредителей;
приказы генерального директора о назначении уполномоченных лиц;
копии паспортов уполномоченных лиц;
бухгалтерские балансы за три года;
договоры аренды и дополнительные соглашения к ним;
копии свидетельства о регистрации права собственности на арендодателя;
письма генерального директора контрагента о том, что поставки были.

Судьи критически отнеслись к этим документам, особенно к письмам контрагента. Такой пакет бумаг свидетельствует не о том, что компания проявила осмотрительность при выборе контрагента. Наоборот, это аргумент в пользу того, что компания и контрагент сознательно составляли фиктивные бумаги, чтобы создать видимость реальных сделок (постановление Арбитражного суда Московского округа от 6 октября 2017 г. № Ф05-12206/2017).

Пример 4. Как одна компания зря надеялась на нотариально заверенные пояснения

Компания решила обосновать сделку таким образом. Она получила от директоров контрагентов пояснения, заверенные нотариально. Руководители подтвердили поставки. Однако когда этих директоров вызывали налоговики, то они в инспекцию не явились и показания не дали. Поэтому доверять пояснениям судьи не стали (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 30 октября 2017 г. № Ф04-4022/2017).

Иногда компании направляют налоговикам запросы о контрагенте. Расчет здесь такой: если инспекторы ничего не ответят, то сам запрос подтвердит, что компания пыталась проверить контрагента. Однако ФНС предупредила подчиненных, что компании научились имитировать «должную осмотрительность». Один из способов это сделать — как раз запросить данные о контрагенте у налоговой инспекции.

ФНС советует налоговикам внимательно относиться к этим запросам, особенно если контрагент — однодневка (письмо ФНС России от 13 июля 2017 г. № ЕД-4-2/13650). Предупредите об этом директора. Если сделка сомнительная, то такие запросы могут вызвать лишние вопросы у налоговиков.

Миф четвертый. Документы о контрагенте можно получить в любое время

Как на самом деле. Документы по контрагенту нужно запросить до того, как компания заключит сделку.

Иногда компании начинают собирать документы по контрагенту не заранее, а только после того, как налоговики заинтересовались сделкой с ним. Думают, что проверять контрагентов можно когда угодно.

На самом деле проверять контрагента нужно еще до того, как компания заключит с ним договор. Так считают и налоговики, и судьи (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26 июня 2017 г. № Ф04-2129/2017).

Пример 5. Как компании навредила поздняя выписка из ЕГРЮЛ

Выписки из ЕГРЮЛ по контрагенту компания получила по состоянию на 12 декабря. А договор подписала 5 декабря. Значит, компания не проверила контрагента до того, как заключила сделку (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 2 октября 2017 г. № Ф09-4420/17).

Компания сослалась на рекомендации от клиента контрагента. Однако судьи выяснили, что клиент не мог дать эти рекомендации раньше января—февраля. А выписку из ЕГРЮЛ и другие документы по контрагенту компания получила раньше — в декабре. Кроме того, компания не доказала, что получила рекомендации до того, как подписала договор с контрагентом (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 28 сентября 2017 г. № Ф04-3665/2017).

Данные о постоянных поставщиках советуем регулярно обновлять. Например, перед тем как компания в очередной раз пролонгирует договоры с ними или раз в полгода. Ведь данные о контрагенте могут измениться, например в ЕГРЮЛ могут появиться записи о недостоверности.

Миф пятый. Деловая переписка проверяющих не касается

Как на самом деле. Деловая переписка помогает доказать, что сделка существует не только на бумаге.

Деловая переписка помогает убедить налоговиков, что сделки существуют не только на бумаге и они действительно исполнялись. Поэтому в интересах компании сохранять переписку с поставщиками, а также контактные данные работников контрагента, с которыми компания взаимодействовала (определение Верховного суда РФ от 19 декабря 2016 г. № 309-КГ16-17342).

Сохраняйте также сведения о том, каким образом компания нашла конкретного контрагента. Подойдут, к примеру, коммерческие предложения, скриншоты интернет-сайтов, рекламные брошюры и каталоги.

Если компания не может представить деловую переписку, судьи обычно расценивают это как минус (определение Верховного суда РФ от 5 июня 2017 г. № 309-КГ17-5897).

Миф шестой. Регламент проверки убедит налоговиков, что поставщиков выбирали осмотрительно

Как на самом деле. Одного регламента недостаточно. Нужно показать документы, которые компания получила от контрагентов согласно этому регламенту.

Внутренний документ о проверке контрагентов помогает компаниям взвешенно выбирать поставщиков. Но самого по себе текста регламента недостаточно. Нужно показать налоговикам, что компания его выполняла. То есть по факту получила и проверила те документы и данные о контрагентах, которые предусмотрела в регламенте.

Пример 8. Как дисциплинированную организацию защитило положение о проверке контрагентов

Предприятие утвердило положение «Об обязательной проверке контрагентов». В соответствии с этим документом компания получала от контрагентов устав, свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет, выписки из ЕГРЮЛ, приказы о назначении директоров, доверенности и паспорта работников, налоговые декларации. Руководители контрагентов подтвердили, что у них действительно запрашивали все эти документы. Судьи посчитали, что компания обоснованно выбирала поставщиков (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 14 февраля 2017 г. № Ф08-252/2017).

Пример 9. Как приказ неизвестно о чем сработал против компании

Директор сообщил налоговикам, что в компании есть приказ о проверке контрагентов. Но в чем состоит проверка, пояснить не смог. Более того, приказ о проверке контрагентов компания так и не передала проверяющим. Судьи в итоге поддержали налоговиков (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 18 октября 2016 г. № Ф09-8644/16).

Миф седьмой. Претензий из-за поставщиков не будет, если сказать, что проводили тендер

Как на самом деле. Если непонятно, кто участвовал в тендере, обосновать выбор контрагента не получится.

Компании утверждают внутренний документ о тендере и считают, что это точно поможет обосновать выбор поставщика. Но бывает, что по факту тендера нет или он действует не для всех поставщиков. Тогда не удастся убедить налоговиков, что контрагента выбирали осмотрительно. Если же компания действительно проводила тендеры, то это будет аргументом в ее пользу.

Пример 10. Положение о тендере бесполезно, если нет заявок от поставщиков

Компания утвердила положение о проведении отбора поставщиков. Согласно положению выбирать поставщиков нужно исходя из результатов тендеров. Тендеры проводятся по заявкам на поставку от контрагентов. Компания отбирает поставщиков исходя из цен, условий оплаты и поставки. Но компания не смогла предъявить налоговикам заявки на проведение тендеров, а также журнал их регистрации. Компания составила только таблицы. В них не было конкретных поставщиков, которые участвовали в тендере, а написано только «поставщики Омской области». Еще есть коммерческие предложения поставщиков. Но проверяющие выяснили, что поставщики направили их не до того, как заключили договор, а уже в период поставки товаров.

Также компания представила заключения по проверке контрагентов. В заключениях говорилось, что необходимо получить копию доверенности на работников контрагента. Однако по факту копии доверенности не было. Значит, механизмы проверки контрагентов есть у компании только формально. В отношении спорных поставщиков эти регламенты компания не применяла (определение Верховного суда РФ от 6 октября 2017 г. № 304-КГ17-13976).

Пример 11. Как закупочный регламент доказал, что компания осмотрительная

Компания проводила закупочные процедуры, чтобы выбрать и проверить контрагентов. Это подтверждают протоколы закупочных комиссий по выбору контрагента, конкурентные карты, характеристики альтернативных предложений. Судьи решили, что компания осмотрительно выбирала поставщиков (постановление Арбитражного суда Московского округа от 11 октября 2016 г. № Ф05-15166/2016).

Отправить на почту

Заместитель руководителя группы внутреннего аудита, контроля и методологии

В условиях ужесточения налогового контроля нельзя подходить к проверке контрагентов формально. Если вы запросите только выписку из реестра, устав и приказ на руководителя, риски остаются. На контрагента надо собирать целое досье. То есть подход к проверке партнеров должен поменяться кардинальным образом.

Главная причина – нашумевшие поправки в Налоговый кодекс, внесенные законом № 163-ФЗ . С 19 августа действует статья 54.1, которая запретила налоговые схемы. Все внимание налоговики теперь уделяют реальности сделки, а не недочетам в «первичке». Для защиты от претензий налоговой теперь важно доказать, что контрагент был способен выполнить обязательства, и компания убедилась в благонадежности контрагента, то есть проявила должную осмотрительность – контрагента проверили от и до, проведя тщательнейшее расследование. По сути, теперь нужно собрать полноценное досье на поставщика или подрядчика.

Какого-то специального и универсального регламента проверки контрагента на добросовестность в природе не существует. Поэтому мы подготовили пошаговую инструкцию, при помощи которой можно проверить контрагента перед заключением договора. Чем больше источников – внешних и внутренних – будет задействовано, тем качественнее получится результат проверки подрядчика (поставщика) и более высокими шансы защитить компанию от доначисления налогов.

Почему главбух не должен проверять контрагентов

Многие компании до последнего времени не утруждали себя проверкой контрагента. А в тех, кто пытался обезопасить себя от сомнительных связей, чаще всего проверку возлагали на главбуха. По ясным причинам такая проверка не выдерживает никакой критики, поскольку бухгалтеры расценивают новую обязанность как дополнительную нагрузку, чаще всего проводят проверку контрагента формально, «для галочки».

Алгоритм проверки контрагента

Шаг № 1. Проверить контрагента по официальным сайтам в интернете

Проверку надежности контрагента можно начать с общедоступных ресурсов в интернете. Благодаря им можно бесплатно и оперативно узнать весьма интересные подробности о потенциальном партнере.

Скачать выписку, проверить адрес и директора на «массовость», узнать о дисквалификации директора контрагента, проверить наличие налоговых долгов можно на сайте ФНС egrul.nalog.ru . Тревожные «звоночки»:
- в ЕГРЮЛ есть отметка о дисквалификации и недостоверности сведений о руководителе;
- компания часто переезжает с одного адреса на другой или зарегистрирована по массовому адресу.
Проверить наличие судебных исков на контрагента, участие в судебных разбирательствах – на сайте kad.arbitr.ru . Особенно опасно, если будущий контрагент бросает дела после первой инстанции, подает иск и не приходит в суд, это подозрительно. Так могут действовать однодневки, которые хотят создать доказательства реальной деятельности. Плохо, если потенциальный партнер проходил по налоговым спорам, и судьи признавали его ненадежным.
Проверить наличие долгов, которые уже взыскиваются по суду, позволяет сайт Федеральной службы судебных приставов: fssprus.ru .
«Пробить» контрагента по реестру недобросовестных поставщиков на сайте единой системы закупок rnp.fas.gov.ru .
Проверка действительности паспорта директора, разрешений на работу и патентов для иностранцев – информационные сервисы Главного управления по вопросам миграции МВД России сервисы.гувм.мвд.рф .

Положение о проверке контрагентов

В целях унификации процедур и методов проверки контрагентов целесообразно разработать и утвердить в компании единый внутренний нормативный акт - Положение о проверке контрагентов (а не издавать приказы о проверке каждый раз при появлении нового потенциального партнера). В нем, в частности, привести перечень документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров перед заключением той или иной сделки. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным сотрудникам под роспись.

Шаг № 2. Изучить сайт контрагента, рекламу и отзывы в интернете

Кроме официальных ресурсов обязательно надо посмотреть сайт будущего контрагента. Но доверять всей информации на нем не стоит. Поэтому сверьтесь с отзывами клиентов о поставщике на тематических сайтах, в СМИ. Полезно изучить мнения бывших сотрудников, которые знают компанию изнутри (см. отзывы о работодателях в интернете).

Что должно насторожить? Отсутствие у компании сайта, неработающая страница в интернете, устаревшая информация. Также тревожный признак – отсутствие рекламы и отзывов клиентов и сотрудников.

Шаг № 3. Нанести визит контрагенту

В идеале, конечно, надо постараться осмотреть не только офис, но и производственные, а также складские помещения будущего контрагента. Еще лучше – если удастся сфотографировать офис внутри и снаружи, производство, товар на складе, автопарк и т. д. Важно сохранить все пропуски в офис и на склад (в т.ч. на проезд машины) – он докажет, что руководство или представитель компании встречались с контрагентом до заключения сделки.

Что должно насторожить? Контрагент отказывается показывать офисные помещения и склады. Также подозрительно, если у компании нет собственных складов и автомобилей для перевозки товаров, хотя контрагент позиционирует себя как прямой поставщик.

Шаг № 4. Лично встретиться с руководством контрагента

Обязательно надо до заключения сделки лично встретиться с гендиректором компании или уполномоченным представителем контрагента – в офисе либо на нейтральной территории (ресторан, конференция, бизнес-завтрак и т.д.).

Во-первых, попросить показать паспорт и доверенность (если дела ведет представитель компании). Во-вторых, нелишним будет сделать совместную фотографию с директором будущего партнера.

Что должно насторожить? Контрагент работает только через представителя, и все документы подписывает сотрудник с доверенностью. Сам гендиректор ни с кем не общается.

Шаг № 5. Запросить у контрагента документы

Перед сделкой необходимо запросить у поставщика следующие документы (заверенные копии):

устав;
приказ о назначении директора;
доверенности на представителей;
паспорт руководителя и представителей (дополнительно – письменное согласие на обработку персональных данных);
налоговые декларации, бухгалтерский баланс;
лицензии и свидетельства (если деятельность подлежит лицензированию либо на нее надо получать специальное разрешение).

Также стоит запросить справку о фактическом адресе и сведения об имуществе и персонале.

Важно!

С одной стороны, вам необходимо проверить отчетность контрагента. С другой, – контрагент не обязан предоставлять информацию. Если он не согласен, имеет смысл попросить письменный отказ. Бухгалтерскую отчетность можно достать самостоятельно – заказать на сайте статистики gks.ru > «Предоставление данных годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности…».

Что должно насторожить? Будущие контрагенты неохотно предоставляют сведения о себе. В большинстве случаев они ссылаются на коммерческую тайну или персональные данные работников. Но многие сведения, которые нужны для проверки, не считаются тайной. Например, сведения о составе работников, о тех, кто вправе без доверенности действовать от имени компании, о разрешении на конкретный вид деятельности и пр. «Секретную» информацию можно предоставить под обязательство о неразглашении. Если даже на таких условиях документы предоставить отказываются, то сделку заключать рискованно. Если поставщик или покупатель полностью закрывается и отказываются передать любую информацию о себе, с такими сомнительными контрагентами лучше не работать.

На что смотреть в отчетности контрагента

Просто заполучить у контрагента документы – это лишь полдела. Для полноценной проверки необходимо оценить содержащуюся в них информацию. В частности, пробежаться по критериям назначения выездных проверок. Они приведены в приказе ФНС России от 30.05.07 № ММ-3-06/333@. Среди них, например, рост доли расходов, зарплата ниже средней по отрасли, уменьшение рентабельности и низкая налоговая нагрузка, доля налоговых вычетов превышает допустимые значения.

Шаг № 6. Провести проверку через ИФНС

Убедиться в благонадежности будущего партнера поможет проверка контрагента в налоговой. В ИФНС можно осуществить проверку контрагента на уплату налогов, запросить данные о суммах долгов, численности штата контрагента. Эти данные не являются налоговой тайной. Также налоговики могут сообщить, вовремя ли контрагент отчитывается и платит налоги. Самостоятельно на сайте https://service.nalog.ru/zd.do можно получить сведения о наличии задолженности по налогам свыше 1000 руб. и информацию о несданной отчетности более 1 года.

Важно!

ИФНС может отказать в предоставлении информации. Но у компании на руках останется запрос и отказной ответ инспекции. Переписка с налоговиками также служит подтверждением осмотрительности.

Можно назначить сотрудника, который будет отвечать за проверку контрагентов. Он составит отчет о результатах анализа надежности поставщика. Этот бесценный документ послужит неоспоримым доказательством того, что компания выполнила все требования закона о должной осмотрительности.

***

Проверка добросовестности контрагентов является стандартом нашей работы при оказании услуг бухгалтерского аутсорсинга . Наша методика проверки позволяет снизить риски наступления налоговой ответственности за контрагентов.

Кроме того, наша компания обладает богатым опытом в сопровождении сложных сделок. Поэтому мы с радостью поможем документально обосновать причины выбора контрагента.

Связаться с экспертом

Для чего необходим регламент проверки контрагентов.
Как эту процедуру трактует законодательство.
Как правильно составить регламент или положение о проверке контрагентов.
Как использовать регламент проверки контрагентов.

Чтобы успешно пройти любую проверку, необходимо правильно составить регламент проверки контрагентов . В этом материале подробно разберем все, что касается этого вопроса.

Положение о проверке контрагентов

В Российском законодательстве нет статьи, регулирующей или обязывающей предпринимателей проверять контрагентов перед непосредственным заключением сделки. Поэтому какой-либо ответственности за отказ от проведения подобного мероприятия не предусмотрено. Но, заключая договор с новым или сомнительным контрагентом, стоит помнить о 3 моментах:

Появление дебиторской задолженности .
Риски, связанные с признанием сделки недействительной со стороны налоговых органов.
Ухудшение репутации, в случае возбуждения уголовного дела, если партнер окажется фирмой-однодневкой.

Формально законодательство никакими нормативно-правовыми актами не указывает на необходимость проверки юридических лиц и предпринимателей, но ответственности за результат таких рискованных сделок не снимает. Всю информацию по данной теме можно получить из 2 источников:

Письмо ФНС за номером № ЕД-4-2/13005@ от 24 июля 2017 «О рассмотрении обращения».
Статья 173.1 и 173.2 Уголовного кодекса Российской Федерации.

В письме Федеральная налоговая служба разъясняет о потере выгоды предпринимателя, который не сумел проявить «должной осмотрительности и осторожности», а статьи регулируют ответственность за деятельность фирм-однодневок.

За образец можно взять пример, который мы привели ниже. Нет четких цифр, определяющих границы групп. Каждая компания сама устанавливает рамки.

Такой подход оптимизирует мероприятия по проверке ЮЛ или ИП. Порядок отнесения контрагентов в ту или иную группу можно определить в том же регламенте или приложении к нему. Также при проверке необходимо учитывать и известность клиентов. Для таких как, например, Ростелеком или МТС пакет документов и надобность в проверке может отсутствовать совсем.

Бдительность стоит проявлять и при продлении уже заключенных договоров. Возможно, что произошли изменения в работе контрагента , которые он предпочел скрыть. Всегда имеет смысл перед новой сделкой оформлять отдельный приказ о проверке контрагентов с подписью руководителя.

Проверьте своего контрагента
с помощью сервиса «Проверка контрагентов» ↓

Составляющие регламента проверки контрагентов

На каждом предприятии самостоятельно разрабатывается положение о проверке контрагентов, которое утверждается руководителем организации .

Ниже подробно рассмотрим основные пункты, на которые стоит ориентироваться при составлении этого документа.

Цель

Правильная постановка цели проверки контрагента – залог успеха. Данный пункт станет еще одним плюсом для предпринимателя, если судебных разбирательств и споров по сделке избежать не удастся.

Назначение ответственных лиц, порядок и принципы их взаимодействия

Особенно, если речь идет о крупных предприятиях, где каждое подразделение выполняет свою определенную функцию. Любая собранная информация в итоге должна анализироваться. Исходя из этого, делаются выводы и подводятся итоги. Как правило, ответственными лицами назначаются менеджеры или бухгалтеры.

Реальные сроки проведения мероприятия

Сроки зависят от рисков доначисления по сделке. Чем они выше, тем больше потребуется собрать и проверить информации, потратить больше времени.

Указать источники сбора информации

Такими источниками могут послужить:

Стандартный пакет документов от контрагента, необходимых для составления договора:

заверенные копии свидетельств о постановке лица на учет в налоговом органе;
все страницы устава (также заверенные копии);
приказ на директора (стоит помнить, что данный документ составляется сроком на 5 лет);
документ, подтверждающий личность руководителя или уполномоченного представителя компании;
свежая выписка из реестра (ЕГРЮЛ и ЕГРИП) с полной информацией об исследуемом предприятии и указанием ОКВЭД;
в случае, когда деятельность лица подлежит сертификации или лицензированию – копию такого документа.

Последняя бухгалтерская отчетность, информация о численности предприятия. Контрагент не имеет права не предоставлять баланс и отчет о финансовых результатах , так как эти документы являются публичными – органы статистики по запросу бесплатно предоставят всю необходимую информацию.
Запрос в ФНС. Налоговые службы по запросу предоставляют необходимую информацию. Нужно получить выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, узнать, не запущена ли процедура банкротства, реорганизации или ликвидации предприятия, а также выявить правонарушения руководителя. Есть ли налоговая задолженность, недоимки, пени и штрафы, можно проверить на сайте налоговой службы. 1 октября и 1 декабря происходит обновление этих данных.
Сайт ФССП позволит осуществить проверку участия фирмы в судебных разбирательствах.
При проведении тщательных проверок по сделкам со средним и высоким риском следует обратиться к сервисам проверок , список которых опубликован ниже.

Вопрос : Можно ли все затраты, связанные с проверкой юридических лиц и предпринимателей, поставить на расходы организации?
Ответ : Да, квитанции об оплате пошлины для получения выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а также любые другие документально подтвержденные затраты, учитываются при расчете налога на прибыль. Даже если ни с одним из этих лиц договор так и не был заключен.

Еще одним источником информации по контрагенту служит интернет. Отзывы о компании, состояние сайта , «черные списки» работодателей или поставщиков могут послужить еще одним методом подтверждения благонадежности партнера. Однако доверять на 100 % таким источникам не стоит, так как и положительные, и негативные отзывы могут оказаться заказными. Поэтому придерживаться стоит основного списка источников информации, а также любых других документов, не нарушающих коммерческую, государственную или налоговую тайну.

Готовясь к сделке с новым контрагентом, необходимо проверить его на наличие необходимых ресурсов – квалифицированный персонал , опыт предприятия и материально-техническую базу. Для этого можно запросить расписку о наличии всех необходимых ресурсов для исполнения будущей сделки.

Проверяя контрагентов, не стоит игнорировать и деловые переговоры , поездки на предприятие для подтверждения действительности адреса, а также знакомства с персоналом и материально-техническим оснащением компании.

Порядок обобщения и оформления информации

Этот пункт расписывает, как и в каком виде необходимо предоставить информацию.

Порядок и сроки хранения собранной информации

Все копии документов, а также составленный на их основании отчет, необходимо хранить на предприятии в течение 3-10 лет. 3 года – это срок исковой давности, именно он указывается минимальным сроком хранения. В этом же пункте требуется указать и способ хранения такого досье: бумажный или электронный носитель.

Как распознать в контрагенте мошенника

Сегодня непорядочные клиенты пользуются слабым положением поставщиков, а злоумышленники-продавцы не упускают возможности продавать, ссылаясь на кризис, кота в мешке – якобы по низкой цене.

Узнайте, как распознать контрагента-мошенника и предотвратить нежелательные последствия такой сделки, из статьи электронного журнала «Генеральный Директор».

Образец регламента о проверке документов контрагентов

Подготовленный пакет документов поможет при налоговой проверке, но не стоит думать, что чем больше документов – тем лучше. ФНС будет проверять подлинность сделки, для чего может привлекать свидетелей и запрашивать все необходимые документы, способные указать на фиктивность заключенного договора.

Для наглядности ниже представлен примерный регламент проверки контрагентов.

Как использовать регламент проверки контрагентов

Регламент проверки контрагентов – это документ, который позволяет создать алгоритм для проверки контрагентов и в последующем принять верное решение по совершаемой сделке. Станет ли проверяемое лицо вашим бизнес-партнером и стоит ли директору ставить подпись на таком договоре?

Руководствуясь пунктами регламента, лицо, ответственное за проверку контрагента , обобщает всю информацию и фиксирует в специальном отчете или заключении, где указывается степень благонадежности партнера.

Совет : Хотите повысить мотивацию сотрудника на тщательную проверку? Включите в регламент меры поощрения работников за выявление неблагонадежного клиента или поставщика.

Собранное по проверяемому контрагенту досье пригодится и при налоговой проверке. Объем подготовленных документов, подтверждение надежности партнеров, анализ финансовой отчетности смогут помочь при возмещении НДС.

Вывод

Несмотря на отсутствие четкого контроля со стороны государственных органов относительно темы проверки контрагентов, к этой процедуре необходимо подходить ответственно. Она позволяет минимизировать риски компании, а так же избежать проблем с законодательством в случае, если проверяемое лицо окажется неблагонадежным. Проявив бдительность и потратив время на тщательный анализ и сбор данных, можно быть уверенным в успехе от заключаемой сделки.

Заключайте договор только после тщательной проверки контрагентов!